Loading...
HomeMy WebLinkAboutCorona del Mar BID Minutes 10/24/20131    Corona del Mar Business Improvement District      Board Meeting Minutes October 24, 2013 CdM  Chamber of Commerce Offices   Board Members Present:   Bernie Svalstad, Scott Palmer, Scott Laidlaw, Tom Nicholson and Keith Dawson   Board Members Absent:   Jim Walker (one open seat)   Ex Officio:   Bob Quaid ‐ BID Administrator   Mary Locey – BID Coordinator   Guest(s):   Nancy Gardner (Newport Beach City Council) , Ron Yeo, Linda Leonhard (CDM Chamber),  Jessica  Prause (New Port Theater),  Amy Senk (CDM Today), Brad Sommers (Public Works Dept – City Of  Newport Beach), Michael Pilsitz (CDM Residents’ Assoc.) ,  Stacey Jordan (Dekra‐Lite), Alan  Brandenburger (Bike Share) and Jim Mosher (Resident ).   1. Call to Order at 7:33 a.m.   2. Roll Call     The Chairman called the roll and determined that a quorum was in place.  Those present  introduced themselves.   3. Public Comments    Ron Yeo commented that the City’s General Services Department should take a  proactive role in replacing diseased or dead trees along PCH.                   2    4. Approval of Minutes    MOTION:   Scott Palmer moved to approve the Minutes of the September 26, 2013 meeting as   written. Scott Laidlaw seconded and the Motion was approved by unanimous vote.      5. Current Business   A. BID Chairman Report    Bernie Svalstad reported that Sherman Gardens is planning a memorial in memory   of Wade Roberts and that recognition on Sherman Gardens’ donor wall and/or a   commemorative plaque is being considered. Bernie added that John at Sherman Gardens   acknowledged the poor condition of Sherman Gardens’ tree wells and indicated that  they   would be replanted.   B. City Council Report   Nancy Gardner reported that General Plan Amendment Committee met and has identified  the areas of the general plan to be considered/reviewed. She added that the traffic plan/report will  be considered as part of the general plan review.  Nancy reported that the Coastal Commission is  generally “uncomfortable” with removing the business district on the south side of PCH from its  jurisdiction but that further meetings are planned.  Nancy added that the Coastal Commission  committed to better communication with the City with respect to submissions to reduce the  amount of resubmissions thereby reducing approval time.  Nancy reported that expansion of  Newport Center is being considered, including replacing Design Plaza with residential units. Nancy  reported that the public seems to be coping reasonably well with the water main replacement  project.     C. Administration & Financial Report   City Accepting Applications for Open Board Seat for CDM BID – Procedure Update   BID Coordinator Mary Locey reported that the City is accepting applications to fill the   CDM BID vacant board seat and that an advertisement was placed in the Daily Pilot   newspaper on October 19, 2013 announcing the vacancy and describing the application   process. She noted that October 29, 2013 is the application deadline.  A discussion followed on   whether a special BID executive board meeting should be held by November 20, 2013  for the   BID board to vote on its recommendation to fill the open seat. Jim Mosher questioned   eligibility requirements to serve on the BID board in that the Bylaws require business owners   without addressing businesses owned by corporations.  A discussion followed regarding   whether corporations can designate representatives to serve on the BID board. Scott Palmer   indicated that he and Bob Quaid would look into the issue and would report back.   3    BID Financial Reports ‐Scott Palmer reported that there is presently $123,280 cash on hand  with accounts receivables in the amount of $215,000.  He noted that accounts receivable are reported  on an accrual basis such that the accounts receivable total includes past due billings. Scott reported that  $109,000 has already been received from the current billing which is $3,000 more than was budgeted.  Bernie asked if Matt Lenton or someone else from Whittaker & Associates could attend the BID board  meetings so that changes in budget items could be communicated and tracked. Mary Locey responded  that attendance at BID board meetings is not in Whittaker & Associates’ contract.  Bob Quaid indicated  that he would communicate with Matt Lenton regarding budget changes so that the financial statement  would accurately reflect the BID’s finances.  MOTION:   Scott Palmer moved for approval the financial report as of September 30, 2013.   Tom Nicholson seconded and the Motion was approved by unanimous vote.      Council Results for Ordinance to Waive Penalties and Interest on Collection of Delinquent  Assessments . Mary Locey reported that the City Council approved the first reading of the ordinance  allowing for an amnesty period for the payment of delinquent BID assessments without having to pay a  penalty. She indicated that a public hearing would be held on November 12, 2013 and that, if approved,  the BID Penalty Amnesty Program shall commence upon the effective date of the ordinance adopting  the Amnesty Program and shall terminate on the close of business on February 28, 2014.     Nov/Dec Meeting Date – Proposed Dec 5th.  A discussion of combining the November and  December BID board meeting took place and whether December 5th would be an appropriate date for  the November/December meeting.     MOTION:   Scott Palmer moved that BID board meeting for November and December be   combined and that the meeting take place on December 5, 2013.  Keith Dawson   seconded and the Motion was approved by unanimous vote.     D. City Requests for Proposals for BID Support and Services Update     Administrative Support Services . Mary Locey briefly described the transition of Bob Quaid of  Willdan Financial Services into the BID Administrator functions.  Linda Leonhard will be working closely  with Bob to provide assistance and information during his transition.  Among other things, Bob will be  responsible for taking minutes at future BID meetings.     Dekra‐Lite Décor Options for Approval. Stacey Jordan from Dekra‐Lite reported that Dekra‐ Lite’s contract for $23,571.85 is $9,829 under the budget for banners and holiday decor. She reported  that the median in front of Bandera is the only median in CDM with electricity which ruled out other  locations for holiday decorations that require power.  Mary Locey commented that the power outlets in  the median in front of Bandera are maxed‐out and cannot accommodate an additional power draw.   4    Stacey Jordan recommended that the BID board authorize the purchase of twenty (20) snowflakes for  the Christmas tree in the median at an additional cost of $4,967. She added that the snowflakes utilize  LED illumination which has a very low power draw.  Bernie asked about the cost of annual storage and  maintenance of the snowflakes in addition to the purchase price. Ms. Jordan stated that storage and  installation will cost an additional $530 for the first year after the purchase with another $800 for  refurbishment beginning in the second year in addition to storage.   MOTION:   Scott Palmer moved to spend the previously approved $5,000 for the purchase of   twenty (20) snowflakes. Tom Nicholson seconded. Discussion followed. No vote taken.     Discussion: Keith Dawson commented that the additional expenditure for the snowflakes should be  conditioned on confirming that the electrical service in the median can handle the additional power  draw. Ms. Jordan again stated that the LED‐illuminated snow flakes draw very little power.     The Chairman then called for the vote: Motion unanimously approved.   A brief discussion followed regarding the placement of the menorah if requested in relation to the other  decorations in the median in front of Bandera.   BID Landscape Maintenance Contract Status.  Mary Locey reported that all of the landscape  maintenance proposals have been assembled and that Scott Laidlaw needs to review them to assist in  selecting the best proposal.  Bernie requested that he be given an opportunity to review the scope of  work of the proposed landscape maintenance proposals. Ron Yeo voiced his continuing concern about  tree pruning practices.  Mary confirmed that tree trimming is not included within the scope of landscape  maintenance and that tree trimming is the City’s responsibility. Scott Laidlaw commented that Hong Kong  Orchid trees are not the best choice for CDM and that thought should be given to replacing the Hong  Kong Orchids with another tree species. It was the consensus that the issue of replacing the Hong Kong  Orchid trees with a different tree species should be placed on a future agenda.   E. Revitalization Improvement Projects & Maintenance Items    Task / Action Review    Gateway Improvements – Bernie reported that he spoke with the City’s Mike Sinacori who  indicated that the City is presently busy on other projects and that the Gateway Improvement  Project is not a priority at the present time.  Bernie added that the City intends to wait for the  results of the parking study before focusing on the Gateway project. Ron Yeo suggested that  getting electrical power to the MacArthur/PCH median should be included with other  improvements.   5    Parking Project – In Jim Walker’s absence, Bernie reported a Parking Managing Plan Workshop public  outreach meeting is scheduled for October 29, 2013 at 6 p.m. in the Civic Center Community Room at City  Hall. Nancy Gardner reported that residents in the Old School development are galvanized against any  expansion of the parking lot adjacent to the Old School Park.   Marguerite Project . Bernie reported that a signed agreement had been forwarded to Rabben/Herman  but that he had not heard back from them. Mary Locey indicated that a City Services Agreement is being  prepared but has not yet been forwarded to Rabben/Herman.  Ron Yeo indicated that Rabben/Herman is  ready to begin the design work even without a contract. Ron suggested forming a sub‐committee to  oversee the project and that a phased approach to the project would be appropriate. Ron added that  Phase I of the project could be replacing the cracked driveway adjacent to Franklin Realty with Phase II to  include the sidewalk replacement. Bob Quaid will work with Mary Locey to coordinate the project with  the City’s public works department. Mary indicated the need to coordinate with the City Manager to  determine the work load for the project.  Bernie circulated a concept plan prepared by Urban Land  Institute for the “Arrival Gateway” at the entrance to Lido Village.  Nancy Gardner commented that  enhanced pavement requires enhanced maintenance and looks bad if it is not properly maintained.   Bernie stated that the Urban Land Institute is involved with Balboa Village and Lido Village and that he will  ask ULI to look at CDM for design concepts. He added that ULI will work with a large spectrum of design  budgets from high to low cost.  Bernie added that landowners who occupy the corners of intersections  may be willing to contribute to projects that improve the intersections adjacent to their businesses.     Street Furniture Maintenance. Ron Yeo circulated a map showing possible locations for bike racks within  the CDM business district. Brad Sommers indicated that some of the previously proposed bike rack  locations have been ruled out and that approximately 40 locations are presently under consideration. He  added that an outreach program to the affected property owners is planned and that a no‐fee  encroachment permit is envisioned. Guest Alan Brandenburger of Bike Share introduced himself and  indicated his willingness to consult with the bike rack program.  Brad Sommers indicated that the City is  looking into different bike rack designs and that questions remain concerning who will own and maintain  the bike racks.  Brad added that the next step is generating a simple encroachment permit and that  approximately 40 hours of administrative time would be needed for that task.  Ron suggested that the  bike racks should be the same green color as the trash can enclosures and the benches. He added that the  exact green color currently in use is available from Newport Mesa Powder Coating.   ///   ///         6    ACTION ITEM:   Ron Yeo’s bike rack report should be refined so that it can serve as the memo to the property  owners of the planned installation of bike racks in the CDM business district.     Ron Yeo reiterated his support for “bulb‐outs” to create space for on‐street bike racks. Ron  then circulated his Newspaper Rack Replacement Project, including five recommended action  items. Ron recommended obtaining an encroachment permit and installing the 6‐gang‐style  newspaper racks with the expectation that the various publications would want to use them.  Scott Palmer agreed with Ron’s “carrot vs. stick” approach. Bernie recommended that the  newspaper rack ordinance should be changed before any other action is taken.  He added that  Balboa Island’s newspaper rack ordinance should be adapted for use in CDM.  Ron indicated  that he would speak with Tony Brine to find out how much staff time would be needed to  generate a newspaper rack ordinance for CDM styled after the Balboa Island ordinance.   MOTION:   Scott Palmer moved to pursue adopting the Balboa Island newspaper rack ordinance for use in  CDM . Keith Dawson seconded. Discussion followed. No vote taken.    Mary Locey questioned whether the motion was to adopt the exact language of the Balboa  Island ordinance. A discussion followed regarding the need for appropriate wording revisions  in the Balboa Island ordinance so that it would apply to CDM.    AMENDED MOTION:   Scott Palmer moved to pursue adopting the Balboa Island newspaper rack ordinance with  appropriate wording revisions for use in CDM . Keith Dawson seconded and the revised motion  was approved by unanimous vote.     Signal Arm Modifications.   Brad Sommers reported that there are 14 intersections in CDM, 7 of which are between Avocado  and Poppy. He added that there are different illumination needs for safety lights versus ambient  illumination needs.  Brad indicated that the City is looking at the lighting requirements and the timeline for  bidding signal arms is not until winter of 2014 .    Sidewalk Steam Cleaning ‐ Enforcement Letter No report.   Tree Wells. No report.     Plaza Upkeep. No report.   7      Landscaping. No report.     Pocket Park. In Ed Selich’s absence, Bernie reported that work on the installation of   the Pocket Park will be delayed until after the first of the year.     Other – Discussion.  None.   F. Marketing Report.     Website Status Update. Linda reported that she is continuing to work with Gary Sherwin of  Visit Newport concerning website development and that progress is being made.    Beautification Award Proposal. Linda stated that Farmers & Merchants Bank and Bliss Home  Design are under consideration for the beautification award.     MOTION:   Scott Palmer moved that the beautification award for November be awarded to Farmers &  Merchants Bank. Keith Dawson seconded and the motion was approved by unanimous vote.     MOTION:   Scott Palmer moved that the beautification award for December or January be awarded to  Bliss Home Design. Scott Laidlaw seconded and the motion was approved by unanimous vote.     2014 CDM Business Directory. Linda Leonhard reported that there is competition for ad space  in the Directory.   Linda added that the Christmas Walk is coming up and that the BID will be represented. A  discussion followed regarding the display at the BID table/booth.  A poster of the Pocket Park and a  sample of the bike rack for the Bike the CDM Village was discussed.  Bernie suggested asking the  consultant for the Marguerite project for a rendering of the project for display at the BID booth.   MOTION:   Scott Palmer moved that $500 be allocated for BID public relations/promotional material for  the Christmas Walk.  Scott Laidlaw seconded and the motion was approved by unanimous  vote.     Linda then reported that the Holiday Shop CDM newspaper ad campaign is in full swing to promote  shopping in CDM.  She noted that four (4) full‐page print ads will cost $5,000 which is half the amount  budgeted for that item. Scott Palmer inquired if the QR code in the ads from last year generated any  feedback. Linda responded that the QR code resulted in increased traffic to the webpage.   8    MOTION:   Scott Palmer moved that $5, 000 from the BID’s advertising budget be expended to purchase  four (4) full‐page ads to be published beginning prior to Thanksgiving and throughout the  holiday season. He added that the ads should have a feedback mechanism. Scot Laidlaw  seconded and the motion was approved by unanimous vote.     CDM Chamber of Commerce Report.  Linda reported that preparations for the Christmas  Walk are in full swing and that Farmers & Merchants Bank would be a presenting sponsor this year.  Linda added that a second beer garden is proposed this year.  Linda announced that a Chamber  mixer would be held on October 29th at 5:30 p.m. at El Ranchito Restaurant.   6. CORONA DEL MAR BID ANNOUNCEMENTS ‐ FUTURE AGENDA ITEMS   None.   7. ADJOURNMENT   MOTION:   At 9:25 a.m., Scott Palmer moved to adjourn the meeting. Bernie seconded and the motion  was approved by unanimous vote.     The meeting was adjourned at 9:25 a.m. Next meeting: December 5, 2013